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府會議情
桃園縣政府將Line當成內部資源調度和工作溝通的橋樑也對民眾更即時訊息傳達窗口 !
2013年06月08日

桃園縣政府不只是將Line當成內部資源調度和工作溝通的橋樑

更成為政府對民眾更即時的訊息傳達窗口

 
 

【本報記者袁慧心/桃園報導】桃園縣政府觀光行銷局局長李紹偉(如上圖)表示,桃園縣政府利用Line做為內部調度、溝通平臺,並推出官方帳號,讓重要資訊可以在災害應變時,即時傳達到民眾手中。

去年的611水災,桃園縣發生了200年來最大規模的淹水災情,甚至有民眾因為誤闖了溪水暴漲的河道而溺斃。當時桃園縣許多民眾只能靠電視新聞來了解災情,但新聞報導的時效性不足,無法反應最新的災情,如淹水,土石流,溪水暴漲等資訊,所以,當時也開始有不少民眾,透過手機上的IM App快速互通災情來彌補不足。

桃園縣政府觀光行銷局局長李紹偉表示,桃園縣政府看到了民眾對各種災害應變訊息的即時獲取需求,決定用新一代IM來建立一個官方帳號,作為對百萬縣民發布訊息的管道,實現了過去因通知成本動輒上百萬元而難以實現的快速通知機制。

其實,桃園縣政府早在1年前就開始評估要導入新一代的IM App,來建立跨部門的快速溝通管道,當時,桃園縣政府為了強化溝通即時性,採用行動通訊App當成內部即時聯繫的管道,讓縣府同仁使用智慧型手機上的Line,就可以快速溝通、調度。

李紹偉表示,在內部溝通應用上,他們是縣政府中最早規畫、使用的單位。在他們的應用上,原則很簡單,就是將主管與同仁分開,分別建立連絡群組。

在這樣的架構下,舉例來說,觀光行政局主管的群組中,主要是主管之間公務訊息的傳達與溝通,而同仁的群組可以當成工作上的分享平臺。特別的是,這種應用的優勢也讓桃園縣政府高層注意到,因此也建立了桃園縣政府局處長群組,以及局處新聞聯絡員群組。最後,縣長也請各局處比照辦理,加強組織內部的即時溝通性。

文字形式的即時訊息,有助於接收者瀏覽和分享


舉例來說,當颱風來襲時,上級主管只要拿出隨身的智慧型手機,就可以立即向各單位主管交代注意事項,像是提醒聯繫合約廠商配合待命,或回報最新的相關業務狀況。在同仁的群組,他們也運用得不錯。以觀光行銷局為例,可以隨時分享同仁們的行銷點子與相關資訊,成為另一便捷的資訊分享平臺。這樣簡單的2種分類應用,就可以讓溝通方式有更進一步的變化。

至於局處長的群組中,當緊急狀況發生時,可以加速訊息的傳達與分享,讓跨部門的交流與調度更容易。像是縣長一收到縣內淹水訊息,就能立即要求工務局長進一步確認災情細節。透過IM發出群組訊息,不僅是回報給縣長,也讓其他各局處首長都能第一時間掌握狀況。此外,他們也會利用組群留言板來分享即時性資訊,像是氣象局發布豪雨特報的發布。

李紹偉表示,最初評估這類通訊工具的適用性時,包括WhatsApp、Line與微信。最後會選擇Line,主要有兩點考量,一是因為Line的高使用率,多數使用者對於這款App並不陌生;另一點是微信提供了語音留言功能,使用者不需打字就能傳遞訊息,但他們就怕同仁這樣溝通。因為,文字訊息雖然在輸入較慢,但有利於瀏覽多人訊息回報,若是要聽語音留言,還不如直接用電話溝通。

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